TIETOSUOJASELOSTE                                                                                                                             

Päivitetty 2.2.2022

 

Rekisteriseloste ja asiakkaan informointi

 

1. Rekisterinpitäjä

Rauman Seudun Katulähetys ry (Y-tunnus 0864770-6)

Lyseokatu 7, 26100 Rauma

 

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilöt

Janne Rantala, toiminnanjohtaja, p. 044 068 4947

Linnea Österman, työsuojeluvaltuutettu, yhteyshenkilö, p. 044 068 4960

 

 

3. Rekisterin nimi 

Rauman Seudun Katulähetys ry:n asiakasrekisteri

 

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttö­tarkoitus

 

Rauman Seudun Katulähetys ry on Raumalla toimiva vuonna 1985 perustettu koulu­tukseen, kuntoutukseen ja sosiaalipalveluihin keskittyvä yhdistys ja palvelu­tuottaja. Rauman Seudun Katulähetyksen kohdalla sovelletaan yksityisistä sosiaali­palveluista annettua lakia (922/2011).

 

Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisteriä varten kerättävät ja rekisteröitävät asiakas­tiedot sisältävät henkilötietoja, arkaluonteiseksi luokiteltavia tietoja mm. asiakkaiden sosiaalisesta taustasta, terveydentilasta, sosiaali- ja terveyspalvelu­jen käytöstä, rikos- ja rangaistushistoriasta sekä itsearviointitietoa valmennuksen etenemisestä. Lisäksi rekisteriin kerätään tieto­ja nykyisestä ja aikaisemmista asiakkuussuhteista ­Rauman Seudun Katulähetyksen eri palveluyksiköissä.

 

Asiakastietojen käsittelyn tarkoituksena on tukea Rauman Seudun Katulähetyksen asiakastyötä – palvelun toteuttamista sekä sen suunnittelua. Kerättäviä ja rekisteriin tallennettavia tietoja voidaan käyttää sekä yksittäisten henkilöiden asiakassuhteen toteuttamisessa ja palvelusuunni­telman laatimisessa (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000 7 §) että yleisemmin eri palvelutoimenpiteiden pidemmän aikavälin suunnittelussa ja toiminnan arvioinnissa.

 

Muodostettavasta rekisteristä voidaan luoda esimerkiksi asiakaslistoja, raportteja ja tilastoja. Järjestelmästä tuotettavat raportit on jaettavissa sisäisiin ja ulkoisiin: sisäiset raportit voivat sisältää arkaluonteisia tietoja asiakkaana olevista/olleista henkilöistä tai heidän asiakassuhteestaan. Tällaisia raportteja käytetään vain ko. palvelun toiminnan arvioinnissa ja suunnittelussa. Ulkoiset raportit eivät sisällä arkaluonteisia tietoja tai tunnistetietoja asiakkaista vaan lähinnä koostettuja tilastoja asiakaskunnasta tai palvelusuoritteista.

 

Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyedellytykset muodostuvat henkilö­tietolain (523/1999) 8 § 1 ja 5 momentin mukaisesti sekä sosiaalihuollon asiakkaiden osalta henkilötietolain 12 §:n 12 momentin mukaisesti. Arkaluonteisten tietojen käsittelyssä noudatetaan henkilötietolain 12 §:n 1 momentin mukaista käsittelyehtoa eli tiedot kerätään ainoastaan asiakkaan nimenomaisella suostumuk­sella, ellei kyseessä ole sosiaalihuollon asiakas, jolloin suostumusta ei tarvitse pyytää. Asiakkaita informoidaan oikeudesta tarkistaa heitä koskevat tiedot.

 

5. Rekisterin tietosisältö 

 

Asiakasrekisterin tiedot sisältävät seuraavanlaisia asioita:

 

I Asiakastiedot

  • Asiakkaan nimi- ja henkilötiedot

  • Asiakkaan osoite- ja asumistiedot

  • Tiedot asiakkaan perhetaustasta ja kotitaloudesta

  • Tietoja asiakkaan käyttämistä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluista

  • Tietoja asiakkaan koulutustaustasta

  • Tietoja asiakkaan työhistoriasta

  • Tietoja asiakkaan päihdehistoriasta

  • Tietoja asiakkaan rangaistushistoriasta

  • Tietoja asiakkaan terveydentilasta

  • Asiakkaan antamia itsearviointitietoja

 

II Palvelua tuotettaessa kertyvää tietoa

  • Osallistuminen eri Rauman Seudun Katulähetyksen yksiköiden palveluihin

  • Suunnitelmia palvelujen toteuttamisesta

  • Tietoja palvelujen toteutumisesta

  • Läsnäolotietoja, muistioita ja lisätietoja

 

6. Säännönmukaiset tieto­lähteet 

 

Asiakkaita koskevat tiedot kerätään asiakkaiden haastattelujen avulla, joista kootaan asiakastietolomake, joka lopulta tallennetaan tietojärjestelmään. Lisäksi asiakkaita koskevia tietoja tallennetaan palvelujen toteuttamisen yhteydessä.

 

Asiakastietojen keräämiseen pyydetään asiakkaalta suostumus. Häntä myös infor­moidaan oikeudesta tarkistaa hänestä tallennetut tiedot.

 

Henkilötietolaki (523/99) 8 § ja 12 §

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 7 §

Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011)

Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (28.12.2012/916)

Nuorisolaki (1285/2016) 10 §, 11 § ja 12 §

Arkistolaki (1994/831)

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

 

Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisteriin kerättävät asiakastiedot luovutetaan vain Rauman Seudun Katulähetyksen sekä sen kanssa työsopimus- tai työharjoittelu­suhteessa olevien henkilöiden käyttöön siinä käyttöyhteydessä ja tarkoituksessa, joka on määritelty edellä rekisteriselosteen kohdassa 4.

 

Poikkeuksen voivat tehdä erilaiset Rauman Seudun Katulähetyksen rahoitukseen liittyvät, tilintarkastuksen tai hankerahoitustarkastuksen yhteydessä asian­omaisille viranomaisille tehtävät tietojen luovutukset. Euroopan sosiaalirahaston rahoittamissa hankkeista tarkastajana toimii Keski-Suomen ELY-keskus. Muita viranomaisia voivat olla Työ- ja elinkeinoministeriö, Oikeusministeriö ja Rikos­seuraamuslaitos. Tietojen luovutukset tapahtuvat tällöin manuaalisina asiakas- tai oppilaslistoina.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

 

Asiakastietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen peri­aatteet 

 

Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisteriin tallennettavat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.

 

A. Manuaalinen aineisto

 

Rauman Seudun Katulähetyksen asiakastyön yhteydessä syntyvät, rekisteröitäviä henkilöitä koskevat asiakirjat ja niiden sisältämät arkaluonteiset, luottamukselliset ja salassa pidettä­vät tiedot säilytetään lukitussa, tälle tarkoitukselle nimenomaisesti varatussa tilassa.

 

B. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

 

Kerättävät asiakastiedot tallennetaan Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisterin käytössä olevaan Foredata Oy:n ForeAmmatti- sekä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoimaan PAR-asiakashallintajärjestelmään.  Molemmat järjestelmät ovat Excel-pohjaisia tietojärjestelmiä.

 

Molemmat alustat sisältävät käyttäjätunnistejärjestelmän ja käyttäjätunnukset anne­taan ainoastaan Rauman Seudun Katulähetyksen henkilökuntaan kuuluville työntekijöille. Kun työntekijän palvelussuhde päättyy, poistetaan henkilön tunnus ja käyttöoikeus asiakashallintajärjestelmään. Ulko­puolisilla ei ole mahdollisuutta päästä käsiksi tallennettuihin tietoihin.

                                                                                                      

Järjestelmille on määritelty vastuuhenkilöt (pääkäyttäjät), jotka vastaavat tietojärjestelmän käyttäjävalvonnasta sekä tietoturva-asioihin liittyvästä tiedottamisesta ja kehittämisestä.

 

 

10. Tarkastusoikeus

 

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 §:n mukaan oikeus tarkastaa Rauman Seudun Katulähetyksen asiakasrekisteriin hänestä tallennetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tiedot.

 

Asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä omaan työntekijään. Jos omaa työntekijää ei muista tai työntekijä ei enää työskentele Rauman Seudun Katulähetyksessä, yhteyden voi ottaa toiminnanjohtaja Janne Rantalaan:

 

Rauman Seudun Katulähetys ry

[Oman työntekijän nimi tai toiminnanjohtaja Janne Rantala]

Lyseokatu 7

26100 RAUMA

Email: etunimi.sukunimi@rskl.fi

 

Asiakkaalle lähetetään tietojentarkastuslomake, jossa hän voi valita, tuleeko asiakas tarkastamaan tietonsa Rauman Seudun Katulähetyksen rekisterinpitäjän luokse vai lähetetäänkö tiedot postitse. Sähköpostitse tietoja ei voida välittää.

 

11. Virheellisten tietojen korjaamisoikeus

 

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojen korjaamista. Tässä toimitaan samoin, kuten kohdassa 10.  Asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä omaan työntekijään. Jos omaa työntekijää ei muista tai työntekijä ei enää työskentele Rauman Seudun Katulähetyksessä, yhteyden voi ottaa toiminnanjohtaja Janne Rantalaan:

 

Rauman Seudun Katulähetys ry

[Oman työntekijän nimi tai toiminnanjohtaja Janne Rantala]

Lyseokatu 7

26100 RAUMA

Email: etunimi.sukunimi@rskl.fi

 

Asiakkaalle lähetetään rekisteritietojen korjaamisvaatimus, jossa hän ilmoittaa henkilötietoihinsa liittyvät korjausta vaativat asiat. Korjauspyyntö käsitellään ja henkilötiedot korjataan, ellei sille ilmene jotakin estettä. Jos korjaamisvaatimuksesta kieltäydytään, siitä toimitetaan ilmoitus vaatimuksen esittäjälle.